Det er svært at bygge relationer til mennesker, man sjældent ser. Når vi sidder i samme rum, oplever vi hinandens kropssprog, vi spejler hinanden, tilpasser vores adfærd og lærer hinanden bedre at kende, uden at nogen behøver at sige noget. Når vi ikke kan se, lugte og mærke hinanden, går vi glip af rigtig mange informationer om hinanden, og det bliver sværere for os at blive tætte. Derfor skal vi gøre noget ekstra ud af relationsskabelsen, når vi møder andre mennesker virtuelt.
Hvordan gør jeg virtuelle møder effektive?
Du skal som mødeleder sætte følelser på agendaen på en systematisk og vedholdende måde. Hvis du satser på, at det sker af sig selv som ved det fysiske møde, tager du grueligt fejl. Not gonna happen!
Her er et par fif til din forberedelse – som du må love mig at bruge tid på:
1. Inkluderende rutiner – hjælper mig til at føle mig betydningsfuld
- Sørg for, at alle de relevante deltagere er inviteret i god tid i forvejen
- Udtryk respekt for de forskellige tidszoner, når du inviterer
- Skriv i din indkaldelse, hvorfor du har inviteret, og hvad du håber, at udbyttet skal være. Sæt gerne følelser på – glæde, bekymring, nysgerrighed – ‘Føleord’ er okay!
- Vær åben og fleksibel, hvis nogen ønsker justeringer til invitationen
- Start altid mødet med at hjælpe alle til at blive nærværende. Det kan være en lille ‘check-in’, hvor alle på skift får 1-2 minutter til at fortælle, hvor de befinder sig, hvilken opgave de lige har forladt, og hvor de skal hen efter mødet
- Vær særligt opmærksom på, at nye medlemmer får tid nok – og ikke til sidst i runden
- Sørg for at styre dialogen, så alle får bidraget med det, de kan og vil
- Slut mødet med at sige tak til alle og fortæl, hvornår I skal holde næste virtuelle møde
2. Styrende rutiner – hjælper mig til at føle mig kompetent
- Sørg for at lave en detaljeret agenda – gerne med tid afsat til de forskellige punkter
- Fortæl deltagerne inden mødet, hvilke punkter de særligt forventes at bidrage til
- Start mødet til tiden og vær sikker på at alle laver sin ‘Check-In’
- Skab fra starten enighed om, hvordan I vil dokumentere mødet – og skab enighed hver gang, så der ikke opstår misforståelser, når mødet skal til at slutte, om hvem der gør hvad
- Styr dialogen på en åben og fleksibel måde og repetér de beslutninger, der bliver taget undervejs
- Opsummér action-punkterne til sidst
- Afslut ALTID til tiden
3. Åbnende adfærd – hjælper mig til at føle mig godt tilpas
- Vær den første, der checker ind og del noget personligt. Vis, at vi kan tale om følelser
- Tal roligt og lyt meget som mødeleder
- Hjælp alle med at blive hørt og forstået
- Stil uddybende spørgsmål
- Sig direkte og åbent, når der er noget ved de andres mødeadfærd, du ser som ineffektivt
- Skab en stemning, hvor alle får lyst til at bidrage åbent og sige deres ærlige mening
Skab gode virtuelle møder
Det er altid en god idé at sparre med nogen, der har erfaring på området. Du er velkommen til at ringe til Carlsen&E og få en uforpligtende snak om effektiviteten af dine virtuelle møder – vi stiller altid gerne vores viden til rådighed.
Comments are closed.