Vi kender efterhånden alle sammen til, hvor vigtigt det er at opstille mål i virksomheden. Målene giver et fokus, og sandsynligheden for, at vi kommer derhen, hvor vi ønsker, øges betydeligt. Spørgsmålet er dog, hvordan vi sikrer, at vi når målene på den bedste måde hurtigst muligt, så vi kan gøre kunderne mere end tilfredse og holde motivationen høj.
Det er her KPI’en kommer ind i billedet.
Hvad er en KPI?
KPI er forkortelsen af det amerikanske begreb Key Performance Indicator, og er som navnet siger en indikator. Det er et værktøj, der hjælper virksomheden til at styre processerne mod målene og måler, om alt går, som det skal. Når vi arbejder innovativt, er det helt normalt, at nogle ting først kommer til syne efterhånden, som arbejdet skrider frem – og det skal vi være i stand til at opdage og bruge til at justere vores arbejde.
Fordelene ved at bruge KPI’er
… er mange. KPI’er, der er koordinerede og synlige på tværs i virksomheden, skaber fælles retning. Der bliver fokus på det at løse opgaverne sammen på tværs i stedet for lokalt i siloerne. Når mål og KPI’er er opstillet, så de peger i samme retning, vil virksomhedens processer og indsatser kunne planlægges og gennemføres, så de bedst bidrager til at nå de fælles mål.
Sandsynligheden for at nå vores mål bliver større, og arbejdsprocesserne bliver sjovere. Virksomheden vækster og i sidste ende er alt dette til gavn for kunderne.
Udfordringer
Når KPI’erne er de rigtige, og processerne dermed hjælpes på vej, er gevinsten stor. Men alt er ikke altid lyserødt.
Det sværeste for langt de fleste organisationer er at anerkende, at det tager lang tid – god forberedelse og mange møder at sætte effektive og motiverende KPI’er. Det kan være rigtig svært at acceptere og praktisere, at man skal ‘arbejde langsomt for at arbejde hurtigt’. For at spare tid bliver KPI-fastsættelsen derfor ofte for topstyret og mister sin direkte relevans og forbindelse til de taktiske og operationelle mål. Når det handler om KPI’er i en matrixstruktur risikerer virksomheden at begå den fejl, at de beholder de gamle silo-KPI’er, samtidig med at de introducere nye matrix KPI’er. Det er vigtigt at turde give slip på mange af de traditionelle KPI’er, når man gerne vil have, at opgaverne skal løses på tværs. Ellers risikerer man, at KPI’erne modarbejder hinanden og får tingene til at gå i stå.
Når man skal sætte meningsfulde KPI’er er det vigtigt at køre en effektiv inkluderende process. Ofte tager disse processer meget længere tid end de behøver, fordi tiden spildes i de menneskelige interaktioner. Kun få har virkelig styr på, hvordan man bedst griber det an, når mange medarbejdere skal høres og mobiliseres i forbindelse med opstilling af KPI’er.
3 gode råd
- Når I opstiller en KPI, så stil jer selv dette spørgsmål hver gang: Vil denne måling hjælpe dem, der løser opgaven, til at gøre det endnu bedre?
- Sørg for at inkludere bredt i arbejdet med at finde de rigtige KPI’er og undgå “bordet rundt” rutiner. Brug i stedet metoder, der er designet til at skabe engagement og effektiv dialog.
- Få en tredjepart til at facilitere målsætningsprocessen for jer. Ofte kan det influere, når en leder skal facilitere målafklaring eller målingen af, hvor godt det går. En person med en neutral position kan gå mere direkte til værks og skabe resultater hos jer på kortere tid.
Hvis I gør det rigtigt fra starten, vil I opleve at KPI’erne nærmest implementerer sig selv – uden bøvl.
Rigtig god arbejdslyst og kontakt os endelig, hvis I har spørgsmål undervejs.
Comments are closed.