Kender du følelsen af at skulle kæmpe hårdt for at få din vilje?… Når du nu véd, hvad den bedste løsning er, hvorfor skal det så være så svært at få ret?!?
Når du mærker frustrationen, er det vigtigt at spørge dig selv, om din løsning nu også faktisk er den bedste løsning på det RIGTIGE problem! Vi falder tit i den fælde som problemknusere, at vi lægger os fast på en bestemt forståelse af problemet og glemmer at høre, hvordan andre ser problemet. Fejlen opstår, når du er for ivrig efter at komme i gang med løsningen og ikke kan holde dig i skindet længe nok til at lytte til, hvordan andre opfatter problemet. Du bliver fanget af din egen gode løsning på et pseudoproblem og bilder dig selv ind, at du er effektiv.
Det er dumt at spilde vores energi på at løse de forkerte problemer, og den første måde at beskrive et problem på er sjældent den rigtige – den er bare den første!
Jeg har i over 15 år arbejdet med en 6-trins-model, der er designet til at forhandle og løse store og små problemstillinger, og jeg bliver til stadighed imponeret over de gode resultater. Metoden er skalérbar og kan med succes bruges på alt fra at finde ud af, hvor familien skal holde sommerferie til hvordan vi fordeler ressourcerne i vores projekter eller hvordan næste overenskomst skal skrues sammen.
Metoden understøtter, at parterne får skabt en tillidsfuld atmosfære fra begyndelsen, og at der er enighed om problemet, inden vi kaster ressourcer efter at finde de rigtige løsninger. Det handler om at være disciplineret og bruge den nødvendige tid på at afdække alle synlige og skjulte interesser hos de involverede parter. Det er et trin der ikke kan tåle at blive sjusket med. Som mennesker er vi gode til at tænke over vores egne interesser og krav til løsninger, men ofte bruger vi for lidt tid og kræfter på at sætte os i de andres sted og se verden som de ser verden. Metoden bevirker, at vores nysgerrighed i høj grad rettes imod de andres behov og interesser, så vi kan hjælpe andre med at få det, de vil ha’, samtidig med at vi selv får vores vilje. Altså en ‘både og’ tilgang. Vi skal have ligeværdigt fokus på alle parters interesser, ellers bliver det aldrig en win/win løsning. Hvis vi ikke investerer i at gøre alle tilfredse, bliver det i bedste fald kun et kompromis og i værste fald til en konflikt. De 6 trin sikrer, at vi gør tingene i den rigtige rækkefølge, og øger sandsynligheden markant for at løsningen til sidst er en som alle parter føler sig tilfredse med.
Lad os tage trinene ét ad gangen:
Trin 1: Sæt scenen til samarbejde
Vi skal bygge det fælles fundament, inden vi for alvor tager fat på problemet. Mennesker aflæser hinandens signaler og hver eneste handling vil blive tolket: Er det ‘opvarmning til magtkamp’ eller ‘opvarmning til tillidsfuldt samarbejde’, vi er i gang med? Det kræver stor bevidsthed og viljestyrke at være samarbejdende i alle signaler. Gør dig umage – vær indstillet på samskabelse og find tid til at tale om den forestående proces. Det kunne f.eks. være: Har vi lyst til at arbejde sammen om at finde den bedste løsning? Hvornår skal problemet være løst? Er vi enige om at bruge 6-trins-metoden? Hvem skal involveres?
Trin 2: Fælles problemformulering
Vi kan selvfølgelig gætte på, hvordan andre ser på problemet, men vi kan aldrig se ud af deres øjne. Derfor skal vi bruge tid på en udviklende dialog, der belyser et problem fra mange forskellige perspektiver, så vi til sidst kan formulere det kort og præcist på en måde, så alle nikker og siger ‘JA – det er dét, der er problemet’. Den tid er nødvendig for at resultatet skal blive godt. Formuleringen af problemet må ikke indeholde bud på hvordan problemet kunne løses. Beskrivelsen skal bestå af få åbne nysgerrige sætninger, gerne formuleret som spørgsmål – og formuleringen skal give alle involverede lyst til at bidrage til løsningen af lige netop dét problem.
Trin 3: Interesseafdækning
Vi skal tage os god tid til at finde ud af, hvem vi tror, der ved noget, der kan bruges i løsningen af problemet. Samtidig skal vi også have et øje på alle dem, der skal leve med konsekvenserne af løsningen. Der kan være få eller mange interessenter i forhold til en given problemstilling, og vi skal have listet dem alle. Når vi ved, hvem interessenterne er, skal vi systematisk spørge os selv og hinanden om hvilke interesser, der er i spil. Det er vigtigt både at tale om de interesser, der er umiddelbart synlige og forståelige, og de skjulte, måske ligefrem tabubelagte, interesser. Jo mere vi kan få frem i lyset i en god tillidsfuld dialog, des bedre chance har vi for at finde kreative gode løsninger. Nogle gange kan problemknusere komme til at blande interesser sammen med løsninger. Hér er tricket at spørge ‘hvorfor?’ til noget der mest lyder som en løsning. Efter et par ‘dobbelklik’ med ordet ‘hvorfor’ viser interessen sig som regel. Et eksempel kan være at en person fortæller sin chef ‘jeg ønsker at få 7.000 kr mere i løn om måneden’. Det er ikke en interesse men en løsning. Så det gode spørgsmål lyder så ‘hvorfor vil du gerne have 7.000 kr mere i løn om måneden?’ Ofte er den bagvedliggende interesse i forhold til en lønstigning et behov for at føle sig retfærdigt behandlet, ligeværdig, anerkendt og at have større økonomisk frihed. Når vi taler om interesser i stedet for løsninger åbner der sig flere muligheder. Hvem vil f.eks. ikke også føle sig belønnet og anerkendt ved at få 8.000 kr mere om måneden? Eller måske 4.000 kr og en efteruddannelse? På samme måde kan en fabriksdirektør sige ‘Jeg ønsker at få x antal mio til forbedringer’. Det er en løsning på nogle bagvedliggende interesser, der måske handler om leveringssikkerhed, kvalitet eller fleksibilitet. Alle disse interesser skal være sorteret og listet, inden vi i punkt 5 samskaber en række forskellige løsningsmuligheder. Ressourcer er ofte begrænsede, og modsatrettede interesser skal listes, så de kan håndteres senere i processen, når vi genererer løsningsforslag.
Trin 4: Nødplan
Vi kan ikke på forhånd være helt sikre på, at vi kan finde en god fælles løsning. Vi kan kun gøre vores absolut bedste og tro på processen. Derfor består en del af processen af at tænke over, hvilke alternativer vi hver især har, hvis vi IKKE kan blive enige. Et eksempel kan være, at jeg er chef og derfor har magten til at gennemtrumfe min egen løsning. Det er min nødplan og hvis jeg ikke kan finde fælles fodslag og samskabe en fælles løsning, så bruger jeg den. Magtanvendelse er sjældent en god løsning, fordi det kan skabe frygt og ofte betyder, at løsningen aldrig rigtig kommer til at leve. Et andet eksempel på en nødplan er status quo – altså at fortsætte med at leve med problemet. Det er heller ikke rigtig, hvad vi ønsker. Det er vigtigt, at alle har en tydelig fornemmelse af deres egen nødplan, for når man skal skabe en win/win-løsning, skal den fælles løsning være bedre end det vi kan opnå alene. Ellers er det ikke win/win.
Trin 5: Samskabelse af løsningsmuligheder
Nu bliver det sjovt! I trin 5 skal der brainstormes og genereres så mange mulige og umulige løsningsforslag til den fælles problemstilling (trin 2) som muligt. Forslagene har til formål at imødekomme de behov og interesser, der er fremkommet i trin 3. Vær opmærksom på, at der ofte er meget mere end én måde at tilfredsstille et givent behov på. Alle løsningsmuligheder skal op på væggen, og selvom nogle af dem måske ikke ser super realistiske ud ved første øjekast, så skal de behandles med respekt. Det samme skal de mennesker, der kommer med forslagene. Respekt er et nøgleord. Vi skal spille hinanden bedre og ikke skyde hinandens ideer ned midt i processen – hvad enten vi gør det højlydt eller ved at grynte, ødelægger det den kreative process. Vi spiller tværtimod hinanden gode, så vi maksimerer følelsen af at forsøge at skabe noget sammen.
Trin 6: Aftale og Kommunikation
Nu skal der laves en aftale som alle bliver tilfredse med. Det handler om at kigge på alle løsningsforslagene fra trin 5 og sørge for at sammensætte den helt rigtig kombination af løsninger, der tilgodeser flest mulige interesser. Hvis parterne har samarbejdet godt på trin 3 og 5, så har vi en masse input, som vi skal bruge til at sammensætte den rigtige løsning. Når aftalen er designet og aftalt, skal vi kommunikere resultatet tydeligt, så også de, der ikke selv deltog aktivt, ved hvad der er skabt enighed om. Hvis du ser ægte smil på læben ved du, at I har leveret en win/win, hvor alle er tilfredse med resultatet. Hvis smilene til gengæld er stive og nogen rynker lidt på næsen, er det endt med et kompromis eller en konflikt i stedet for. Dårligt løste problemer avler nye problemer, så opfordringen herfra er knivskarp: Brug tid og energi på alle 6 trin, både i forberedelsen og forhandlingen. Når det gøres grundigt og respektfuldt fra start til slut, bliver livet meget lettere.
Skriv til os, hvis du vil vide mere om vores erfaringer og undervisning eller hvis du har brug for hjælp til dine næste forhandling.
Comments are closed.