Indledning
Det er hårdt arbejde at få en matrix til at fungere optimalt. Det kræver indsigt, planlægning, mod og oprullede ærmer. Der er nok at tage fat på – og når det lykkes, er resultatet kundeservice i højeste liga og et arbejdsmiljø, der kan udkonkurrere de flestes. (læs også: Hvorfor vælge matrix?)
Her er vores bud på de 7 vigtigste ting, der skal være fokus på, for at få matrixen til at fungere.
1: Fortæl historien om, hvorfor matrix er en fordel for lige netop jer
Folk vil gerne bidrage til en forandring, når de kan se meningen bag. Derfor er det vigtigt at kunne fortælle om fordelene ved den forandring, der skal finde sted. Hvorfor overhovedet lave en matrix? Historien kan handle om en stigende kompleksitet i forretningen og en ambition om at få vores viden brugt effektivt til fordel for vores kunder. En ambition om, at alle skal udnytte deres potentiale. Vær konkret og specifik omkring fordelene, giv eksempler og undgå at tale corporate.
2: Udnævn matrixledere, der har eminent gode samarbejdsfærdigheder
Det er vigtigt at udnævne ledere, der er ekstremt dygtige til at løse problemer og facilitere informerede fælles beslutninger. Det er ledere, der er gode til at lytte og kan være tilstede i den usikkerhed, det skaber, når man tager sig tid til at undersøge et problem fra mange forskellige perspektiver. Der er ikke brug for hurtig ‘go fix’ handlekraftig ledelse i en matrix. Se det mere som en diplomatrolle. Personer, der har et fast greb i det fælles mål, og et løst greb i vejkortet. En leder, der er effektiv til at bringe forskellige synspunkter i spil og har mod til at lade fællesskabet justere ruten.
3: Vær fælles om at sætte de tværgående mål – og husk kunderne
Målene skal sættes og de skal være tydelige og kundeorienterede. Det er selvfølgelig hurtigere at gøre det i små grupper af ligesindede, men resultatet bliver dårligere. Så diskutér målene grundigt på tværs, inden de lægges fast og vær åben for, at ikke alle mål kan føles lige logiske fra alle perspektiver – men de skal altid kunne forklares og forstås.
4: Involvér dybt og bredt i organisationen, når der skal designes KPI’er
KPI’er skal måles løbende af dem, der udfører opgaverne, der fører til målet (læs om KPI’er). Det er meget demotiverende at skulle bruge tid på at måle fejltænkte KPI’er. At blive tvunget til at måle noget, man ikke tror virker. KPI’er skal designes sammen med dem, der skal måle dem, og de skal give mening og føles som en hjælp. Ikke en straf. Og så skal vi løbende se på dem og tale om dem.
5: Vær parat til at justere både mål og KPI’er, hvis noget skurrer
En åben matrix giver anledning til rigtig meget ny viden hele tiden. Både indefra, fra konkurrenter og fra kunderne. Det er viden, der skal bruges. Pas derfor på med at være alt for konservativ. Gode KPI’er skal fornyes med mellemrum – også selvom det skaber databrud. Indimellem sker det også, at målene skal tilpasses. Hold en åben og tillidsfuld dialog kørende og være konkret, når der skal laves ændringer.
6: Træn effektive samarbejdsfærdigheder overalt i virksomheden
Det er fantastisk at komme ind i en virksomhed, der igennem en årrække har haft fokus på kompetenceopbygning indenfor de interpersonelle færdigheder. Alle kan lære at blive dygtige til at samarbejde og skabe win-win løsninger, men det er ikke medfødt. Så alle bør opdateres med jævne mellemrum og lære at håndtere deres egne og andres følelser og behov på en effektiv måde. Uanset hvor meget man har arbejdet med sin egen samarbejdsadfærd, kan man altid blive bedre.
7: Tag jer tiden til halvårlige to-døgns eftersyn
Man bygger da heller ikke et nyt hus og lader være med at vedligeholde det… jo, nogen gør selvfølgelig – men så forfalder det. Det bedste er at gennemgå det to gange om året. At kigge på det hele udefra: gå rummene igennem, tal om, hvordan I gerne vil have det. Der er ting, der skal repareres, møbler, der skal skiftes ud og nyt gear, der skal købes. Sørg for at sætte jer i en rundkreds to dage i træk et par gange om året og tal, om hvordan det egentlig går med jeres matrix. Vær åbne, sandfærdige og klar til at opgive nogle af jeres personlige kæpheste for det fælles bedste.
Comments are closed.